0 引言

所谓高校档案，是指高校在人才培养、科学研究、社会服务、文化传承革新等活动中直接形成的对师生、学校、社会具备保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。高校档案的全宗，是全校各部门、各院系归档的全部文件资料。因此，高端档案员工，由全校的各部门、各院系负责档案工作的专、兼职档案员组成。高校应打造在校长领导下，以档案机构为核心，各部门、院系、课题组、项目组等专兼职档案职员为基础的高校档案工作体系。人是决定高校档案工作系统有效运行的根本原因，优化高校档案职员队伍，以保障高校档案工作的科学性、合理性和高效性。以下，就高校档案职员队伍建设进行探讨。

1 领导看重，建全档案组织机构及职员配备

1.1 领导看重，落实责任。

高校档案是国家档案资源的要紧组成部分，是高等教育事业科学进步的要紧依据，高校档案工作是学校要紧的基础性工作，高校应将档案工作纳入领导议事日程，层层落实，纳入职员职位职责，加大档案职员队伍建设，提升档案管理效率。

1.2 职员充足，有效管理。

高校档案馆全宗由高校各院系、各部门采集归档的文件材料构成，高校实行档案材料形成单位 、课题组立卷的归档规范。因此，高校各部门、各院系、课题组、项目组都应配备足够的专职或兼职档案员工进行档案管理。

1.3 实行档案职员职位责任制

高校档案工作要打造档案职员职位责任制，拟定专、兼职档案员的职位责任规范，如，四川建筑职业技术学院拟定了《档案馆职责》、《档案馆职位设置》、《档案馆馆长职位职责》《档案馆综合管理职位职责》、《档案馆技术管理职位职责》、《档案馆业务指导职位职责》、《兼职档案员职位职责》、《校史陈列馆管理职位职责》。

1.4 打造建全档案组织机构

高校要打造建全学校档案机构，并配备专、兼职档案职员且相对稳定。高校档案机构是学校档案工作的业务管理部门，包含档案馆或综合档案室。实行多校区管理的高校、高校附属单位（包含附属医院、校办企业等）可以参考实质状况设立档案分室。档案馆或档案分室要有专职档案员，其职位人数由学校依据本校档案机构的档案数目和工作任务确定。各院系、各部门都要指定专职或兼职档案职员，兼职档案职员应在职位职责中明确其档案工作任务，并维持稳定性。

如学四川建筑职业技术学院2008年成立档案馆以来，渐渐打造完善学校档案机构，各单位、各院系都并配备了兼职档案职员。现在全院形成了档案馆4名专职、37名兼职档案员组成的档案机构和职员队伍。

1.5 档案员工形成档案工作系统互联网

高校档案工作要形成由校长领导、主管副校长帮助负责；各部门、各院系正职领导为本部门档案工作直接责任人；由档案馆专职档案员对全校档案工作进行组织、协调和管理，各教学系、学院、各部门兼职档案员配合完成的系统的档案管理互联网，即高校档案工作系统互联网，如图1所示：图中的各部门、各教学系部、各学院只不过列举了部分，各高校应依据本校状况拟定档案工作系统互联网。

2 档案职员结构合理，队伍稳定

2.1 档案员自己常识与技能结构

档案管理是一门专业技术工作，高校档案职员，尤其是专职档案职员，要拥有较全方位的常识结构。不但要有档案、文书专业常识，还要拥有历史学、文学、行政管理学、写作能力、计算机科学与技?g、互联网运用与技术、交流协作能力等丰富的常识与能力。总之，高校档案职员应拥有档案业务常识和相应的科学文化常识与现代化管理技能，以适应互联网年代档案工作进步需要。

2.2 全校档案职员构成合理

高校档案机构职员结构，在工种上，需要后勤工勤职员、党政管理职员、专业技术职员；在职称上，中级以上的专业技术职务不可以低于50%；在文化程度上管理职员和专业技术职员不可以低于大专业学历；在年龄上，老、中、青三结合，并通过老带新方法保证档案资源体系管理的完整性、持续性和有效性。

2.3 档案职员维持长期稳定

高校常见存在兼职档案职员的流动性问题，严重干扰了档案归档的数目和水平。因为高校档案，尤其是科研、教学、招生档案的原始性和连续性，需要档案员工队伍要维持稳定，才能更好地完成逐年档案的积累和准确归档。

3 引进人才，提升档案职员队伍素质

3.1 选好人

高校档案机构要有计划，有目的地招聘、引进选拔档案管理人才。根据职员结构需要，重点是本科以上档案专业学历的人才，第二是有关学科的高层次人才。可以是高学历的毕业生招聘，也可以是高职称专业技术职员的引进，把最棒的人才选拔到比较合适的职位上去。选人，是提升档案职员素质的重点，拒绝照顾性的调入档案职员。

3.2 用好人

高校档案馆机构在选好人才的基础上，合理用人是提升档案工作效率的要紧环节。用人要坚持任人为贤，人尽其才，才尽其用和能者上、平者让、庸者下的用人原则。充分发挥人才在档案队伍中的领军用途和档案管理工作中的推进用途。

3.3 留住人

高校档案员工，既是管理员也是专业技术职员，要实行专业技术职务聘任制或者员工职级制，享受学校同级别教学、科研和管理职员同等待遇。对引进的人才，更是要有生活、工作上的有关照顾政策，让他们留在档案机构，安心从事高校档案工作。留住人才，是高校档案事业持续进步的生机活力。 4 外出培训学习，拓展档案职员常识视线

4.1 举行按期培训

高校档案馆要拓展高校档案员工的业务人员培训。要有计划地组织档案员工地参加县、市（州）、省、国家级各级档案机构组织的档案业务人员培训，如中央档案馆国家档案局2017年度档案教育培训项目、四川档案局举办的全省第27期档案业务培训班、泸州档案局举办的2017年档案业务培训班、汶川县档案局举办的档案业务培训班等按期档案业务培训班，不断更新专、兼职档案员工的业务常识。

4.2 参加学术交流

不按期参加各档案机构，包含各级地方档案机构和高校档案机构、档案工作协会组织的学术讲坛、学术年会、交流会等。拓展学术交流，提升档案职员学术水平。

4.3 组织参观学习

到各高校档案馆、校史陈列馆、大学科技园；各级地方档案馆、博物馆、图书馆等有关单位观摩学习，开掘业务视线。

5 内部学习培养，提升档案职员业务水平

高校要采取多种方法，灵活多样的学习培养方法，培养和提升档案职员队伍的综合素质、常识水平和业务能力，助推档案职员从小白→熟手→能手→管理高手，从而建设一支强大的高校档案职员队伍。如，① 老带新培养：熟练的档案管理职员与新档案人，一对一传送档案管理办法与工作经验，使其迅速进入工作状况；② 集中学习培训：高校档案机构可按期举办年度专、兼职档案职员培训机构，学习业务常识和档案法规；③ 长期的业务学习：高校档案机构要坚持组织专职档案员进行业务学习，两周一次，或者1月一次，长期坚持；④ 专题讲坛：档案馆高级职称的职员可开讲坛，进行思想交流，碰撞学术火花；⑤ 现场培养：档案机构专职档案员到各档案分室或各部门、各院系指导档案职员正确采集、整理、移交、归档等档案管理步骤，培养档案整理能手、高手；⑥ 在线指导：通过传统的电话和新兴的互联网即时通讯工具，如专、兼?档案职员QQ群等，准时资讯、解答档案工作中的问题，提升档案职员解决问题的能力；另外，案例分析，演示档案管理软件操作办法，比赛档案装订、著录、调取等业务操作技能、互联网答卷、现场抢答……. 等等喜闻乐见，容易参与，成效明显的形式与活动都是提升档案职员管理水平、业务技能，优化高校档案职员队伍建设的有效手段。